Inleiding
In dit bericht zal ik de experimenten delen die we tijdens de laatste drie sprints hebben uitgevoerd met ons fysieke Scrum-bord. De focus lag op het creëren van een beter begrijpelijke visuele weergave van onze sprintvoortgang. Sprints duren voor ons op dit moment twee weken.
Ons Scrum-bord op dit moment.
De afbeelding die ik hieronder zal plaatsen, toont het bord dat we al bijna een jaar gebruiken. Toen we Scrum serieuzer begonnen te nemen, merkten we dat dit bord onvoldoende transparant was.
In dit forum hebben we al veel van de problemen opgelost die we eerder hadden ondervonden. Deze verbeteringen worden uitgebreid toegelicht in een eerdere post: Onze sprints in het echte leven.
Om een beter begrip te krijgen van onze reis, is "Achieving FLOW with Scrum" ook een must-read. Het gaat dieper in op onze achtergrond en, nog belangrijker, geeft antwoord op de vraag: waarom doen we dit?
Dit zijn de lanes en de opzet die we op dit moment gebruiken. We hebben de laatste twee (Testing en Done) opgesplitst om de transparantie binnen onze huidige CI/CD-opzet te verbeteren. Hieronder staat een lijst met zaken die we al hebben getest en daarom op dit bord zijn geïmplementeerd. Deze verbeteringen zullen we blijven doorvoeren wanneer we experimenteren met nieuwe versies van ons bord.
Het sprintdoel is duidelijk zichtbaar.
We gebruiken groene kaarten voor de items die bijdragen aan het behalen van het sprintdoel.
We markeren taken die te lang in de testfase zitten met een visueel uitroepteken.
We gebruiken 'vrijgegeven' en 'nog niet vrijgegeven' in onze Done-lane om zaken die DOD zijn maar nog niet zijn geïmplementeerd zichtbaar te houden voor het Scrum-team.
Onze werkopdracht wordt van boven naar beneden op het bord in de Todo-strook geplaatst. De bovenste items worden eerst afgehandeld, tenzij er een goede reden is om niet in die volgorde te werken :)
Andere taken die we ons voor de sprint hebben voorgenomen, zijn blauw gemarkeerd.
Willekeurige bugfixes en mogelijke hotfixes die tijdens een sprint aan het licht komen, worden rood gemarkeerd. Ze worden onderaan het bord geplaatst. Ze kunnen belangrijk zijn, maar ze zijn tijdens een sprint aan het licht gekomen en zijn daarom onderaan de "TODO"-strook zichtbaar.
Subtaken worden altijd op dit bord gedefinieerd. Ze zijn bedoeld voor de ontwikkelaars om het werk te doen om het volledige verhaal te leveren. Ze kunnen in Jira staan, maar het fysieke bord is leidend.
We gebruiken naamkaartjes om te laten zien wie aan wat werkt.
De reden waarom we zijn gaan experimenteren met verschillende bordopstellingen, die u hieronder kunt vinden, is dat we steeds vaker verhalen in subtaken gingen opsplitsen. Wanneer onze ontwikkelaars echter een subtaken voltooiden, wilden we deze om allerlei redenen niet meteen van het bord verwijderen.
Het verwijderen van een subtaken zorgt voor minder transparantie en leidt tot minder gesprekken over voltooide subtaken.
Het geeft ontwikkelaars die niet op kantoor waren (gratis) inzicht in de taken die zijn uitgevoerd wanneer ze de volgende dag op kantoor komen.
The most important topic was the lack of transparency this board still had on subtasks!
Het geeft ook meer voldoening om een voltooide subtaken naar een daarvoor bestemd gedeelte op het bord te verplaatsen. Plak het daar neer en ga verder. Dit geeft een gevoel van afsluiting. Een gevoel dat je niet krijgt als je meteen verwijdert, opruimt en wegveegt wat je net hebt bereikt.
In de eerste versie van ons bord hielden we hier geen rekening mee. Soms werden subtaken samen met het verhaal verplaatst. Andere keren werd een subtaken naar de "Gereed"-strook verplaatst. Dit is verkeerd! Er is niets om vrij te geven of nog niet vrijgegeven. Het is een voltooide subtaken van een tak die waarschijnlijk nog niet eens is vastgelegd. Deze situatie zorgde voor veel problemen met betrekking tot transparantie.
Eerste iteratie wijzigingen
We zijn begonnen met het opsplitsen van de "Dev"-baan in een "Doing"- en een "Done"-baan. Op die manier konden we de voltooide subtaken in een aparte baan bewaren. Hoewel we in het begin wat irritatie merkten bij het starten met deze opzet, was het essentieel om het uit te proberen om de effectiviteit ervan te bepalen!
Conclusie van de eerste iteratie
Na twee weken gebruik van deze opstelling is onze uiteindelijke conclusie dat het handig is om een speciale ruimte te hebben voor 'voltooide' subtaken. Het is echter niet ideaal om deze ruimte binnen de huidige banen van het bord op te nemen. Voltooide subtaken zouden niet meer op deze manier zichtbaar moeten zijn, maar nu lijkt het alsof ze nog verder naar rechts moeten worden verplaatst.
Subtaken zelf worden bijvoorbeeld niet verplaatst in Testing, omdat ze deel uitmaken van een verhaal dat de waarde bevat. Het is het verhaal dat vordert naar Review, Testing en Done. Daarom is deze aanpak naar onze mening niet aan te raden.
We hebben wel afgesproken om de kaarten te verwijderen wanneer de ontwikkelaars als collectief vonden dat het tijd was om ze te verwijderen. Maar deze methode biedt ook geen transparantie, aangezien er geen duidelijke regels zijn.
Wijzigingen in de tweede iteratie
Samen hebben we een andere versie van het bord bedacht. Deze versie is opnieuw te zien in de afbeelding hieronder.
We zijn teruggekeerd naar de lanes die we aan het begin van dit experiment hadden. Todo, Dev, Review, Testing en Done. We hebben de visuele weergave van Todo verwijderd en daar in plaats daarvan het Sprint-doel geplaatst. We waren het er allemaal over eens dat dit een geschiktere locatie was voor het Sprint-doel.
We hebben ook besloten om nooit werk te verplaatsen boven de items die de voltooiing van ons sprintdoel vertegenwoordigen. Als we bijvoorbeeld aan een blauw of rood item beginnen te werken, wordt dit item verplaatst naar "Dev" terwijl het op dezelfde horizontale lijn blijft staan waar het oorspronkelijk was geplaatst. Vanaf nu streven we er dus naar om items horizontaal uitgelijnd te houden terwijl ze door de banen bewegen. De enige uitzondering is de baan "Gereed", die is onderverdeeld in secties voor vrijgegeven en niet-vrijgegeven werk.
De "Burn Pile" is een naam die we hebben bedacht voor alle voltooide subtaken. We wilden voorkomen dat we twee "Done"-banen zouden hebben. Het geeft gewoon een bevredigend gevoel om de subtaken die je net hebt voltooid in dit speciale gebied te plaatsen! Deze aanpak geeft niet alleen een gevoel van afsluiting, maar biedt ook inzicht in alles wat als subtaken is voltooid.
Conclusie van de tweede iteratie
Dit is de eerste versie van onze "Burn Pile"-versie. We hebben al enkele andere overwegingen besproken om deze versie uit te proberen.
We might need to add a reference to the story for transparency reasons. Or group the same subtasks of a story together for example.
We zullen van deze ervaring leren door het simpelweg in de praktijk te brengen. Het is essentieel om dingen niet meteen te ingewikkeld te maken als dat niet nodig is. Zoals te zien is op de schermafbeelding, hebben we al enkele subtaken in de Burn Pile geplaatst, en we zijn het er allemaal over eens dat het goed voelt om dat fysiek te doen.
Conclusie
We hebben besloten dat we voorlopig met deze versie van het bord verdergaan. De eerste versie werkte niet goed omdat er te veel banen waren, te veel ruimte, twee Done-banen en omdat subtaken na voltooiing te lang zichtbaar bleven.
Dus vanaf nu zullen we deze versie gebruiken. Ik zal dit bericht blijven bijwerken telkens wanneer we verbeteringen vinden in ons werk met behulp van dit bord.
